ساعت 3 بعدازظهر است. وقتی به فهرست کارهایی که باید امروز انجام دهید نگاه می‌کنید، استرس می‌گیرید. از صبح روی پروژه‌ای کار می‌کنید که باید تا آخر وقت به رئیستان تحویل دهید. کارهای زیادی در لیست منتظر شما هستند. کلافه و نگران شدید که به رئیس چه جوابی بدهید. موانع مدیریت زمان شما شامل چه مواردی است؟
زمان منبعی ضروری و غیرقابل‌جایگزین برای زندگی است. این ارزشمندترین دارایی شماست. نمی‌توان آن را پس‌انداز کرد یا بازگرداند. مدیریت زمان یک توانمندی قابل یادگیری است و باید با به دست آوردن تجربه، قلق آن را برای زندگی خودتان پیدا کنید؛ چراکه برای رسیدن به اهدافتان در زندگی به آن نیاز دارید. در مثال بالا باید با دقت به کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید، فکر کنید. باید موانع مدیریت زمان را بررسی کنید تا مهارت مدیریت آن را بیاموزید. در ادامه به این می‌پردازیم که موانع مدیریت زمان چه عواملی هستند و چطور می‌توان آن‌ها را مدیریت کرد.
فدا کردن خواب، استراحت و خانواده برای مدیریت زمان
یکی از مهم‌ترین موانع مدیریت زمان، فدا کردن خواب، استراحت و خانواده است. مدیریت زمان این نیست که برای استفاده بهتر از زمان، خواب و استراحت کمتری در برنامه روزانه بگنجانید. وقتی در طول روز کار کمتری انجام می‌دهید، عذاب وجدان می‌گیرید چون کارهای کمتری از فهرست کارهای روزانه خود را به ثمر رسانده‌اید. بنابراین کمتر می‌خوابید، بیشتر در محل کار می‌مانید، کمتر استراحت می‌کنید، زمان کمتری برای خانواده اختصاص می‌دهید، زودتر به محل کار می‌روید و… .
این یک باور غلط است که از زمان استراحت و وقت گذاشتن برای خانواده بگذرید تا بیشتر به کارهای روزانه بپردازید. در واقع بدون آن‌که بدانید، در طولانی‌مدت به جسم و روان خود آسیب خواهید زد.
حکایتی منتسب به آبراهام لینکن است که می‌گوید: اگر هشت ساعت برای قطع کردن درخت وقت داشتم، شش ساعت آن را صرف تیز کردن تبرم می‌کردم.
واقعیت اینجاست که برای استفاده بهتر از زمان و انجام کارهای روزانه، به ساعت بیشتر در روز نیاز ندارید. کارهای ساده‌تری برای غلبه بر موانع مدیریت زمان باید انجام دهید و هرگز نباید از خواب و استراحت خود بزنید تا به کارها رسیدگی کنید.
احتمالا افراد با خواب کافی، ورزش، مدیتیشن، مطالعه و وقت گذراندن با خانواده، انرژی و روحیه بالاتری برای عمل کردن دارند. به یاد داشته باشید که تفریح کردن (معاشرت با دیگران، استراحت و…) جزو نیازهای اساسی انسان هستند، به طوری که هرم مازلو هم آن را تایید می‌کند.
در مثال بالا، بررسی کنید که آیا شب قبل به اندازه کافی برای خانواده‌تان وقت گذاشته‌اید؟ آیا شب قبل به موقع خوابیده‌اید؟ آیا صبح زود سر کار حاضر شدید اما موارد کمتری را از لیست کارهایتان خط زدید؟
نداشتن فهرست روزانه
به ذهن خود اعتماد نکنید. برای انجام کارهای روزانه باید چک لیست تهیه کنید. این کار کمک می‌کند تا ذهن درگیر کارهای مهم‌تری شود، چرا که یکی از موانع مدیریت زمان محسوب می‌شود. نباید اجازه دهید که ذهنتان کارهای روزانه را در خود ثبت کند. اگر فهرستی از کارهای خود را روی کاغذ نمی‌آورید، به این معنی است که پرونده ذهنی برای خودتان ایجاد کردید که باز و بلاتکلیف است.
در این صورت ذهن در حال پردازش کارهای روزانه نیز خواهد بود و بهره‌وری لازم را نخواهد داشت. از طرفی وقتی فشار ذهنی بالاتر می‌رود، امکان از قلم انداختن کارها بیشتر می‌شود. ثبت کردن کارهای روزانه روی کاغذ، این سیگنال را به ذهن می‌فرستد که می‌تواند با خیال راحت به کار اصلی خود بپردازد. بنابراین از لیست خود حذفش می‌کند چون می‌داند که جایی ثبت شده است.
داشتن فهرست بلندی از کارها
نوشتن فهرست بلندی از کارها یکی دیگر از موانع مدیریت زمان است. داشتن فهرست بلندی از کارها و هم‌چنین نداشتن فهرست، دقیقا مثل این است که یا از این طرف بوم بیافتید یا از آن طرف بوم.
صرف داشتن فهرست کارهای روزانه کافی نیست، بلکه مراقبت از آن نیز مهم است. توجه داشته باشید برای این‌که مدیریت زمان بهتری برای انجام کارهای روزانه خود انجام دهید، باید فهرست تمیز و بی‌نقصی درست کرده باشید. یکی از راهکارهایی که می‌توانید فهرست خود را به اندازه نگه دارید، این است که کارهایی که کمتر از 2 یا 3 دقیقه زمان می‌برند را در فهرست نیاورید. کارهای 2 یا 3 دقیقه‌ای را باید همان موقع بدون این‌که در موردش فکر کنید، انجام دهید.
شستن ظرف‌ها، تماس گرفتن، پیام دادن، آب دادن به گل‌ها و… کارهایی نیستند که در فهرست کارهای روزانه شما جای داشته باشند؛ وگرنه هر موقع به فهرست نگاه می‌کنید، پرونده ذهنی شما باز و مجبور به پردازش آن می‌شود. این باعث استهلاک و خستگی مغز خواهد شد. توجه داشته باشید که نگاه کردن به فهرست بلندی از کارها، استرس‌زا است و تاثیری منفی روی عملکردتان دارد.
استفاده بیش از حد از روش‌ها و ابزارهای مدیریت زمان
برای داشتن فهرستی از کارها باید فقط از یک روش برای ثبت کارهای روزانه استفاده کنید. خودتان را با ابزارها و روش‌های مختلف شلوغ نکنید. مدیریت زمان بناست به شما کمک کند که کارها را در زمان کمتری انجام دهید تا وقت آزاد بیشتری داشته باشید.
استفاده بیش از حد از ابزارها و روش‌های مدیریت زمان، استرس بیشتری به شما وارد می‌کند چون زمان بیشتری را باید برای مرتب کردن آن صرف کنید. کاری نکنید که استفاده از روش‌ها و ابزارهای مدیریت زمان، خود به یکی از موانع مدیریت زمان تبدیل شود.
چندوظیفگی
چندوظیفگی یا مالتی‌تسکینگ (Multitasking) یک باور غلط، متداول و از موانع مدیریت زمان است. متأسفانه در جهانی زندگی می‌کنیم که انجام چند کار هم‌زمان ارزش به حساب می‌آید. حتی در استخدام به دنبال افرادی می‌گردیم که بتوانند از عهده چند وظیفگی برآیند. تحقیقات نشان می‌دهد که انجام کارها به صورت هم‌زمان باعث افت عملکرد می‌شود.
مثلا اگر پنج کار را به صورت هم‌زمان در 3 ساعت انجام می‌دهید، انجام همین پنج کار به صورت جداگانه، حدود یک تا یک ساعت و نیم در زمان صرفه‌جویی خواهد کرد. تمرکز روی یک کار باعث می‌شود که لذت بیشتری ببرید، زمان کمتری صرف کنید و انرژی کمتری از مغز هدر دهید.
مدیریت تک‌تک لحظات
یکی دیگر از موانع مدیریت زمان این است که سعی کنید تک‌تک لحظات را مدیریت کنید. مدیریت تک‌تک لحظات باعث خستگی می‌شود و سبب کنار گذاشتن کل برنامه مدیریت زمان می‌شود.
احتمالا وقتی که برای تک‌تک لحظاتتان برنامه‌ریزی می‌کنید، شوق و ذوق زیادی دارید اما پس از مدتی، از انرژیتان برای کنترل کردن زمان کاسته خواهد شد. این باعث دل‌سردی و رها کردن برنامه مدیریت زمان می‌شود. کارشناسان می‌گویند که همیشه زمان‌هایی برای بی‌نظمی و کنترل نکردن لحظاتتان داشته باشید تا موجب خستگی و دل‌سردی از مدیریت زمان نشود.
انجام پیوسته یک کار
انجام یک کار طی چند ساعت و به صورت پیوسته نیز باعث خستگی مغز می‌شود. برای این‌که عملکرد بهتری داشته باشید و ذهن خود را برای انجام کارها تازه نگه دارید، بین کارهای طولانی استراحت کنید.
مثلا اگر انجام یک کار 3 ساعت زمان می‌برد، هر 45 دقیقه، 10 تا 15 دقیقه به مغز استراحت بدهید. نوشیدن قهوه یا چای، گپ با یک دوست (ترجیحا غریبه)، قدم زدن و… می‌تواند مغز را برای انجام کارها آماده نگه دارد.
فراموش نکنید که استراحت کردن و نیاز به تفریح جزو نیازهای اساسی انسان است. پیشنهاد می‌کنیم نظریه مازلو را مطالعه کنید تا منظورمان را از نیازهای انسانی در جهت شناسایی موانع مدیریت زمان، بهتر درک کنید.
ایده‌آل‌گرایی
ایده‌آل‌گرایی یکی دیگر از موانع مدیریت زمان است. وقتی انتظار دارید که همه کارها ایده‌آل انجام شوند، دیگر نمی‌توانید کارها را به دیگران واگذار کنید؛ حتی ممکن است از سپردن کارها به دیگران ناامید شوید. بنابراین لیستی از کارهایی را دارید که دیگران می‌توانند آن را تا حدودی پیش ببرند اما به خاطر ایده‌آل‌گرایی شما، آن کار در لیست شماست.
وقتی کاری را به دیگری واگذار می‌کنید، احتمالا به اندازه شما در انجام آن خوب نیست و فقط شما می‌توانید با بهترین کیفیت آن را انجام دهید. بنابراین تصمیم می‌گیرید تا خودتان شخصاً انجام امور را در دست بگیرید. مدتی بعد با فهرست بلندی از کارها روبه‌رو می‌شوید که انجام آن‌ها زمان و انرژی زیادی از شما می‌گیرد. این شلوغی باعث می‌شود که خودتان هم نتوانید کار را با کیفیت لازم انجام دهید و احتمالا در کار اشتباه خواهید کرد.
بنابراین به جای این‌که خودتان همه امور را در دست بگیرید، اجازه اشتباه انجام دادن کارها را به دیگران بدهید. بگذارید در آن کار آن‌قدر اشتباه کنند تا راه و چاه را یاد بگیرند. به دیگران زمان بدهید تا ایده‌آل شما را حتی بهتر از شما انجام دهند.
شبکه‌های اجتماعی
متاسفانه یکی از موانع مدیریت زمان، وقفه‌هایی است که توسط شبکه‌های اجتماعی ایجاد می‌شود. شبکه‌های اجتماعی مثل اینستاگرام میلیون‌ها هزار دلار هزینه می‌کنند تا قسمتی از عادات روزانه من و شما باشند. در واقع اعتیاد به اینستاگرام، طراحی‌شده است و اتفاقی نیست!
باید لیستی از وقفه‌ها را شناسایی و از محیط دور کنید. این کار باید آگاهانه صورت بگیرد؛ یعنی به محض این‌که متوجه شدید وقفه دادن به کارتان به نفعتان نیست، آن را کنار بگذارید. البته می‌توانید از راهکارهای سیستمی هم استفاده کنید، مثلا موبایل را دور از اتاق خود در کشو نگهداری کنید تا کمتر هوس کنید سمت گوشی بروید.
یا اگر احساس می‌کنید که همکارتان هر روز برای حرف زدن نزد شما می‌آید و در کار کردنتان وقفه ایجاد می‌کند، به او بگویید شلوغ هستید و بعدا با او گفت‌وگو خواهید کرد. شاید در ابتدا از شما دلخور شود اما بعدتر به زمان شما بیشتر احترام خواهد گذاشت.
به هر حال باید راهی برای وقفه‌ها پیدا کنید وگرنه مجبورید صبح‌ها زودتر سر کار بروید، شب‌ها دیرتر برگردید و از زمانی که باید برای خانواده بگذارید، استفاده نکنید. در این صورت بیشتر استرس دارید، ناراحت هستید، از زمین و زمان گله دارید و… .
زیاد فکر کردن
اگر رئیستان کاری را به شما واگذار کرده، به جای فکر کردن به آن، انجامش دهید. زمانی را که شما برای فکر کردن به آن کار صرف می‌کنید، بیشتر از زمان اجرای آن است. فکر کردن زیاد در مورد کارتان برایتان استرس‌زا خواهد بود و تبدیل به یکی از موانع مدیریت زمان خواهد شد؛ پس فقط بلند شوید و انجامش دهید.
عدم واقع‌گرایی
سعی کنید در تهیه فهرست روزانه خود واقع‌گرا باشید. شما نمی‌توانید همه کارهای هفته را در یک روز انجام دهید. برای این‌که واقع‌گرا باشید باید دو کار را انجام دهید:
1. از خیر کارهایی که اتفاقا لذت‌بخش هستند اما تاثیری در اهداف شما در زندگی ندارند، بگذرید.
2. کارهای ضروری و مهم را هر چند هم که سخت و نفرت‌انگیز باشند، انجام دهید.
نه نگفتن
یکی از موانع مدیریت زمان این است که به درخواست همه بله بگویید تا دل آن‌ها را به دست آورید (یا از شما ناراحت نشوند). وقتی به درخواست دیگران بله می‌گویید، در واقع به کارهای خودتان نه می‌گویید.
البته برعکس این موضوع هم صادق است، اگر می‌خواهید زمان در کنترل شما باشد تا وقت کافی برای خانواده، خواب، مطالعه، پیاده‌روی و… داشته باشید، باید به درخواست دیگران، مودبانه نه بگویید. اگر دائما در حال بله گفتن به دیگران هستید، در واقع دارید برای راضی نگه داشتن دیگری فداکاری می‌کنید چون او را بر خودتان مقدم می‌دانید.
برای نه گفتن باید این موضوع را در نظر داشته باشید که شما نمی‌توانید همه را راضی نگه دارید. برای این‌که نه بگویید، اول به درخواست‌کننده بگویید که اتفاقا کار جالبی است اما من تمرکزم جای دیگری است و نمی‌توانم کمک کنم. سپس اگر راه‌حلی دارید که به وی کمک می‌کند با او در میان بگذارید یا اگر دوستی دارید که می‌تواند به درخواست‌کننده کمک کند، آن‌ها را به هم متصل کنید.
اگر طرف مقابل اصرار کرد، شما مانند ضبط صوت همین جمله را بگویید: «اتفاقا کار جالبی است اما من تمرکزم جای دیگری است و نمی‌توانم کمک کنم». اگر چهره طرف مقابل طوری شد که مطمئنید ناراحت شده، دلتان به رحم نیاید. توجه کنید که به محض بله گفتن، کارها، خانواده، عادات و علاقه‌مندی‌های خود را زیر پا گذاشته‌اید و آنچه برایتان مهم است را نادیده گرفته‌اید. از ناراحت شدن درخواست‌کننده نگران نباشید چون بعدها احترام بیشتری برای زمانتان قائل خواهد بود.
نتیجه‌گیری
در این مقاله سعی کردیم به صورت جامع موانع مدیریت زمان را مورد بررسی قرار دهیم. اولین مانع این بود که افراد خواب، استراحت و خانواده خود را فدا می‌کنند تا همه کارهای روزانه خود را تیک بزنند. خودِ این فداکاری کردن یکی از موانع مدیریت زمان است که در طولانی‌مدت عوارض خود را نشان می‌دهد.
دومین مانع، نداشتن فهرست کارهای روزانه است و سومین مانع، فهرست بلند بالایی از کارهاست. چهارمین مانع استفاده افراطی از روش‌ها و تکنیک‌های مدیریت زمان است که خود برنامه مدیریت جداگانه‌ای را طلب می‌کند. انجام چند کار به طور هم‌زمان، پنجمین مانع مدیریت زمان است چون مغز را خسته می‌کند.
ششمین مانع از موانع مدیریت زمان این است که بخواهید تک‌تک لحظاتتان را مدیریت کنید؛ توجه کنید که شما ربات نیستید و گاهی به بی‌نظمی در زمان نیاز دارید. در انجام کارهای پیوسته، حتما به مغز استراحت دهید؛ عدم استراحت در کارهای طولانی‌مدت، باعث خستگی مغز خواهد شد و این هفتمین مانع مدیریت زمان است.
هشتمین مانع، ایده‌آل‌گرایی است که در مقاله‌ای جداگانه آن را بررسی کردیم. نهمین مانع مدیریت زمان، شبکه‌های اجتماعی مثل اینستاگرام هستند که باعث وقفه در کارها می‌شوند. دهمین مانع این است که بیش از حد فکر کنید؛ پس همین حالا کارهای ضروری را انجام دهید و کاری به نتیجه آن نداشته باشید.
لطفا در تنظیم فهرست روزانه، واقع‌گرا باشید و محدودیت‌های خود را درک کنید؛ یازدهمین مانع از موانع مدیریت زمان، عدم واقع‌گرایی است. دوازدهمین مانع این است که بخواهید همه را از خودتان راضی نگه دارید و نتوانید به افراد نه بگویید.
سبک زندگی
