مدیریت زمان، فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل آگاهانه زمان است که روی فعالیت‌های خاص و از قبل مشخص‌شده انجام می‌شود. این فرآیند برای اثربخشی بیشتر، بهره‌وری، عملکرد و کارایی مطلوب‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
هرکدام از کلید واژه‌هایی که در بالا آمده است جای تأمل دارند؛ بیایید آن‌ها را بررسی کنیم تا به درک بهتری از مدیریت زمان برسیم.
برنامه‌ریزی: فرآیند برنامه‌ریزی، فکر کردن به این مسئله است که چه کارهایی را برای رسیدن به هدف باید انجام داد. البته این‌چنین نیز می‌توان گفت: «چه کارهایی را نباید کنید تا به هدف برسید». فرآیند برنامه‌ریزی به شما کمک خواهد کرد که قبل از شروع کار، هدف را روشن کرده و برای رسیدن به آن، نیازسنجی کنید.
کنترل آگاهانه زمان: در ساده‌ترین تعریف، منظور از کنترل آگاهانه زمان این است که نسبت به محیط درونی و بیرونی وجودتان کنترل داشته باشید؛ مانند یک نفر که از بالا خودش را تماشا می‌کند و خود را تحت نظارت دائمی دارد. چنین فردی اگر اشتباهی مرتکب شود، خودش را اصلاح می‌کند و اگر مسیر را درست انتخاب کند، خود را تشویق می‌کند.
فعالیت خاص و از قبل مشخص‌شده: منظور فعالیت‌هایی هستند که برای رسیدن به هدف نیاز دارید.
پس باید زمان را تحت کنترل بگیرید و کارهایی را که در مرحله برنامه‌ریزی برای رسیدن به هدف مشخص کردید، دنبال کنید. پس اگر فعالیتی شما را در رسیدن به هدف یاری نمی‌کند، آگاهانه آن را کنار بگذارید. حال بپردازیم به این‌که «مدیریت زمان چیست؟».
پاسخ منابع دیگر به سوال مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان، فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل زمان است که به شما کمک می‌کند تا کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید تا به استرس کمتری دچار شوید.
مدیریت زمان به مدیریت موثر آن اشاره دارد تا میزان مناسبی از زمان به فعالیت درست اختصاص یابد. مدیریت زمان به فرد اجازه می‌دهد تا بر اساس اولویت‌ها، بازه زمانی را برای انجام فعالیتی خاص، مشخص و برای آن موعد مقرر تعریف کند. منظور از مدیریت زمان استفاده بهینه از زمان است چرا که زمان محدود است و قابل بازیابی نیست.
در تعریفی دیگر آمده است که مدیریت زمان توانایی و هنر استفاده از زمان است، به طوری که برای هر کاری وقت داشته باشید، بدون این‌که استرس به سراغتان بیاید.
با وجود مفاهیم نزدیک در توصیف مدیریت زمان، تعریف دقیقا یکسانی از آن وجود ندارد. در واقع از تعاریف مختلفی استفاده کردیم تا نشان دهیم مدیریت زمان تعریف واحدی ندارد، اما یک سری روش، تکنیک، اصول و ابزار جهت مدیریت موثر آن می‌توان برشمرد.
تاریخچه مدیریت زمان چیست، از کجا و چه زمانی وارد زندگی انسان‌ها شده است؟
در مورد زمان ورود مفهوم «مدیریت زمان» به دایره لغات انسان، نظرات متفاوتی وجود دارد. در این بخش به 12 اتفاق که در تاریخ جهان رخ داده است، می‌پردازیم.
- سال 1791: پس از مرگ بنجامین فرانکلین، طبیعی‌دان و مخترع آمریکایی و یکى از بنیان‌گذاران ایالات متحده آمریکا، یک کتابچه کوچک از او به یادگار ماند که برنامه روزانه خود را در آن فهرست می‌کرد. برنامه 5 تا 8 صبح، زمان شام، موسیقی، مکالمه و… در این دفترچه نوشته شده بود.
- سال 1796: جان لتش، تاجر آمریکایی، یک دفترچه برای تجار و بازرگانان تولید کرد که بتوانند عملکرد خود را رصد کنند. این دفترچه در دهه 1820 محبوبیت بسیاری پیدا کرد. هم‌اکنون بیزنس جان لتش پا برجاست و بیش از 22 میلیون محصول مربوط به مدیریت زمان و افزایش عملکرد تولید می‌کند.
- سال 1841: خانم کاترین بیچر، فعال در حوزه آموزش زنان، رساله‌ای درباره اقتصاد داخلی نوشت. این رساله در واقع درباره این ایده بود که زنان می‌توانند به اندازه مردان موثر و باکیفیت باشند. این رساله در آن دوره به عنوان مدیریت زمان برای خانم‌های جوان ارائه شد تا بتوانند در خانه، مدرسه یا محل کار موثر باشند.
- سال 1908: وقتی هنری فورد، کارآفرین، مخترع، نویسنده و نظریه‌پرداز آمریکایی، 200 هزار خودروی مدل تی فورد را به بازار عرضه کرد، هم انقلابی در صنعت اتومبیل‌سازی و هم در دنیا به حساب می‌آمد. این خودرو و عرضه 200 هزار عدد از آن، اتومبیل را از یک کالای لوکس که کمتر کسی داشت، به یک ضرورت برای هر خانه تبدیل کرد.
- سال 1950: دوایت آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا، با معرفی ماتریس آیزنهاور توانست مدلی محبوب به کل دنیا ارائه دهد. این ماتریس هر کاری را به مهم، غیرمهم، ضروری و غیرضروری تقسیم می‌کرد و هم اکنون برای مدیریت زمان به عنوان یک مدل کاربردی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- سال 1966: پیتر دراکر، از برجسته‌ترین نظریه‌پردازان مدیریت در جهان، در کتاب خودش به نام «مجری موثر»، این موضوع را مطرح می‌کند که باید برای مدیران مهم باشد که چه کاری انجام می‌دهند و چه کاری را انجام نمی‌دهند.
- سال 1970: 1970 سالی است که شرکت ساعت‌سازی دی تایم ثبت شده است. این شرکت محصولاتی برای مدیریت زمان و بهره‌وری تولید می‌کند.
- سال 1989: اختراع اینترنت و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات در دنیا، نقطه عطف دیگری برای مدیریت زمان است.
- سال 1990: کتاب «هفت عادت مردمان موثر» توسط استفان کاوی، تعلیم‌دهنده، نویسنده، تاجر و سخنران انگیزشی آمریکایی، قدمی دیگری در مدیریت زمان بود. استفان کاوی در این کتاب توانست پا را فراتر از عملکرد و بهره‌وری بگذارد و مفهوم مدیریت زمان را به هدف بزرگ‌تری پیوند دهد. اهداف بزرگ‌تری که به ویژگی‌های انسانی آمیخته شده بودند. البته که پس از 31 سال، فروش این کتاب هنوز ادامه دارد.
- سال 2002: کتاب دیگری که در روند مدیریت زمان تاثیر داشت، «هنر انجام دادن کارها» بود که توسط دیوید آلن نوشته شد.
- سال 2007: در سال 2007 نام کتاب دیگری در رواج گرفتن مدیریت زمان به چشم می‌خورد؛ «هفته کاری 4 ساعته» از تیموتی فریس. این کتاب در لیست پرفروش‌ترین‌های نیویورک تایمز قرار گرفت.
- سال 2011: هات‌میل، سرویس رایگان پست الکترونیک تحت وب، مسابقه‌ای مبنی بر بهترین ایده برای صرفه‌جویی در زمان برگزار کرد. جایزه برتر را دستگاه شستشوی مویی به خود اختصاص داد که هم‌زمان که موها را می‌شست، حالت می‌داد و خشک می‌کرد. از نکات جالب مسابقه این بود که مردان به کامپیوتر به عنوان دستگاهی برای صرفه‌جویی در زمان رای می‌دادند و زنان روی ماشین لباس‌شویی دست می‌گذاشتند.
چرا مدیریت زمان اهمیت دارد و مزیت‌های آن چیست؟
اولین و مهم‌ترین مزیت مدیریت زمان، کاهش استرس و نگرانی است. این‌که برای انجام کارهای روزانه برنامه‌ریزی کنید و به آن زمان اختصاص دهید، خود باعث کاهش استرس و فشار ذهنی می‌شود. این مزیت احتمالا بزرگ‌ترین دست‌آورد مدیریت زمان از نظر سلامت روان است. هم‌چنین با مدیریت زمان درست، تعادل بین تمام حوزه‌های زندگی (شخصی، تحصیلی، شغلی، ارتباط خانوادگی، دوستان و عاطفی، تفریح، فعالیت‌های اجتماعی و…) را حفظ می‌کنید، بدون این‌که خدشه‌ای به هیچ کدام وارد شود.
از این طریق برای انجام کارهای مورد علاقه‌تان زمان بیشتری دارید. مطالعه، پیاده‌روی با یک دوست، وقت گذراندن با خانواده و غیره حاصل مدیریت درست زمان است. اگر با دقت زمانتان را مدیریت کنید، اتلاف وقت کمتری بابت انجام کارهای کم‌اهمیت‌تر اتفاق می‌افتد و در عوض می‌توانید از فرصت‌های پیش رو استفاده بهتری ببرید.
یکی دیگر از مزیت‌های پاسخ درست به سوال مدیریت زمان چیست، دست‌یابی به اهداف در مدت زمان کمتر است. مدیریت زمان به افراد نظم را دیکته می‌کند، چرا که بدون داشتن نظم نخواهند توانست زمان خود را به صورت موثر مدیریت کنند. مدیریت درست زمان به افراد در تقویت روحیه و اعتمادبه‌نفس کمک می‌کند. افرادی که در کم‌ترین زمان بیشترین عملکرد را دارند، جایگاه خود را در خانواده و جامعه بالاتر می‌برند.
جمع‌بندی
مدیریت زمان چیست؟ در این مقاله سعی کردیم تا جواب درستی برای این سوال پیدا کنیم. دیدیم که مدیریت زمان در منابع مختلف دارای تعاریف متفاوتی است اما چهارچوب یکسانی در مورد همه آن‌ها صدق می‌کند. مدیریت زمان یعنی انجام درستِ کار در زمان مشخص؛ اما نمیتوان اهمیت این تعریف از مدیریت زمان به عنوان انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر برای رسیدن به یک هدف مشخص را نادیده گرفت.
بعد از تعریف مدیریت زمان از منابع مختلف، به 12 اتفاق تاریخی اشاره کردیم که باعث توجه بیشتر عموم مردم به مفهوم مدیریت زمان شده است. اتفاقاتی مانند تولید محصولاتی برای ثبت رویدادهای روزانه، چاپ و انتشار کتاب، تولید و فروش 200 هزار مدل تی فورد که عملکرد فوق‌العاده‌ای در آن زمان محسوب می‌شد، بیشترین سهم را در محبوبیت مدیریت زمان به خود اختصاص دادند.
پس از تاریخچه، به مزایای مدیریت زمان اشاره کردیم و گفتیم مهم‌ترین مزیت آن، کاهش استرس و فشار ذهنی است. البته به مزایای دیگری چون افزایش اعتمادبه‌نفس، افزایش احتمال موفقیت و اتلاف وقت کمتر نیز در این مقاله اشاره شده است.
شما از چه طریقی زمانتان را مدیریت می‌کنید؟ آیا از روش‌هایی که در این متن گفته شد تا به حال استفاده کرده‌اید؟ چالش شما در مدیریت زمان چه بوده؟ با ما در میان بگذارید!
سبک زندگی
